元数据是有关信息的信息。 例如，书籍的标题和作者是元数据。 元数据可以是多种类型的信息 - 位置、日期或目录项编号。 使用 SharePoint 产品时，可以集中管理元数据。 可以有意义的方式在业务中组织元数据，并使用元数据更轻松地找到所需内容。

本文介绍托管元数据的一个重要术语，并帮助您快速了解如何使用 SharePoint 中的工具来管理元数据。

重要术语

本节包含一些关键术语的定义。 这些术语和概念经常出现在有关托管元数据的文章中。

分类

分类是正式分类系统。分类将描述某些内容的字词、标签和术语分组，然后将组排列到层次结构中。

人们为几乎任何类型的信息构建分类，从计算机系统到组织结构。 例如，动物将生活动物分为四个主要分类：动物、动物、动物和动物。 其中每个主要组都有许多细分。 整个系统一起是分类。

组织以太多方式创建分类进行列出。 他们创建帐户分类图表以管理会计系统、组织结构图和作业分类以管理员工、产品目录等。 所有这些分类都是信息的结构化层次结构;帮助用户处理信息的正式分类系统。

大众分类

大众分类是非正式分类系统。 随着网站用户就网站的字词、标签和术语展开协作，它不断演变。 最初，大众分类从热门应用程序（如书签）开发。

如果你曾经在网站上看到过标记云，那么你已经看到过大众化可视化。 下图显示了网站中的标记SharePoint云。

基于大众分类的元数据方法可能很有用。 它创建了一种共享网站用户的知识和专长的方法。 通过使用大众分类，内容分类可以随着业务需求和用户兴趣的变化而发展。

Term Set

术语集是一组相关术语。

术语集可以有不同的范围，具体取决于您创建术语集的地方。

• 本地术语集 是在网站集的上下文中创建的，可用于网站 (且) 网站集的用户可见。 例如，当您为列表或库中的元数据列创建术语集时，该术语集是本地术语集。 它仅在包含此列表或库的网站集中可用。 例如，媒体库可能有一个元数据列，该列显示 (图表、照片、屏幕截图、视频等媒体) 。 允许的术语列表仅与此库相关，可在库中使用。

• 全局术语 集可用于订阅特定 Managed Metadata Service 应用程序的所有网站。 例如，组织可能会创建一个列出组织中业务单位名称的术语集，例如人力资源、市场营销、信息技术等。

此外，您可以将术语集配置为关闭或打开。 在关闭的术语集内，除非用户具有适当的权限，否则不能添加新术语。 在开放式术语集内，用户可以在映射到术语集的列中添加新术语。

Terms

术语是一个特定单词或短语，与网站中的项目SharePoint关联。 它是术语集的单个项目。 术语具有唯一 ID，并且它可以具有许多文本标签 (同义词) 。 如果您在多语言网站上工作，则术语可以具有不同语言的标签。

有两种类型的术语：

• 托管条款 托管术语是预定义的术语。 术语库管理员将托管术语组织到分层术语集中。

• Enterprise关键字 企业关键字是用户添加到网站项目上的SharePoint短语。 企业关键字的集合称为关键字集。 通常，用户可以将任何字词或短语作为关键字添加到项目。 这意味着可以将企业关键字用于大众分类样式标记。 有时，术语库管理员将企业关键字移到特定的托管术语集中。 当关键字是托管术语集的一部分时，关键字将可在该术语集的上下文中使用。

若要详细了解如何创建和管理术语，请参阅在术语集内 创建和管理术语。

组

在SharePoint中，组是一个安全术语。 对于托管元数据，组是一组所有共享常见安全要求的术语集。 只有对特定组具有参与者权限的用户才能管理属于该组的术语集或在其内创建新的术语集。 组织应为将具有独特访问权限或安全需求的术语集创建组。

若要详细了解如何为术语集创建组，请参阅为术语集 设置新组。

术语库管理工具

术语库管理工具是管理分类人员用于创建或管理术语集及其中的术语的工具。 术语库管理工具显示可用于访问术语库管理工具的网站集的所有全局术语集和任何本地术语集。

托管元数据列

托管元数据列是一种特殊类型的列，您可以将其添加到列表或库中。 它使网站用户可以从特定术语集选择术语。 托管元数据列可以映射到现有术语集，也可以专门为该列创建本地术语集。

若要了解如何使用托管元数据列，请参阅 创建托管元数据列

Enterprise关键字列

企业关键字列是一个列，您可以将其添加到内容类型、列表或库中，以使用户能够使用他们选择的单词或短语标记项目。 默认情况下，它是一个多值列。 当用户在列中键入单词或短语时，SharePoint提前键入建议。 提前键入建议可能包括托管术语集和关键字术语集中的项目。 用户可以选择现有值，也可以输入新值。

列表或库所有者可以通过更新列表或库的元数据Enterprise 关键字 设置启用或禁用元数据发布。

若要了解如何添加特殊关键字列，请参阅向列表或库添加企业 关键字列。

标记

一般来说，标记是指将托管元数据应用到项的行为。

元数据方案：从分类到大众分类

SharePoint元数据管理支持一系列元数据方法，从正式分类到用户驱动的大众分类。 可以通过托管术语和术语集实现正式分类。 您还可以使用企业关键字，使网站用户能够使用他们选择的关键字标记内容。

此外，SharePoint产品提供了灵活性。 可以选择要用于元数据的结构和控制，还可以选择控件和结构的范围。 例如：

• 可以跨网站全局应用控制，或将控制应用于特定网站。

• 您可以将术语集配置为关闭或开放供用户贡献。

• 可以选择将企业关键字与托管术语一同使用。

SharePoint产品使组织能够以自定义方式将正式的托管分类的优势与用户驱动标记的动态优势相结合。

下图显示了不同的要求可能使用不同的范围和控制级别。

托管元数据的好处

在组织中跨网站使用托管元数据有几个优点：

元数据的一致使用

通过产品中的SharePoint功能，您可以控制用户向内容添加元数据的方式。 例如，通过使用术语集和管理术语，您可以控制用户可添加到内容中的术语，还可以控制可以添加新术语的用户。 您还可以将"关键字"术语集配置为"已关闭"，将企业关键字限制为特定列表。

如果跨网站一致地使用相同的术语，则更易于构建依赖于元数据的稳固过程或解决方案。 此外，网站用户还可以更轻松地将元数据一致地应用于其内容。

改进的内容可发现性

当组织中跨网站的内容具有一致的元数据时，使用搜索可更轻松地查找业务信息和数据。 搜索功能（如显示在搜索结果页面左侧的精简面板）使用户能够基于元数据筛选搜索结果。

网站的元数据导航

网站的元数据导航使网站管理员能够基于元数据术语创建导航元素。 有关包括性能建议的详细信息，请参阅导航选项SharePoint。

列表和库的元数据导航

元数据导航使用户能够基于特定的元数据字段动态创建信息视图。 然后，用户可以通过使用文件夹或元数据透视来查找库，然后使用其他密钥筛选器优化结果。 若要了解如何设置此功能，请参阅设置列表或库的元数据导航和使用分组修改SharePoint视图。

增加了灵活性

托管元数据使术语库管理员能够更轻松地根据业务需求变化维护和调整元数据。 您可以轻松地更新术语集。 此外，当您将托管元数据列与术语集关联时，新的或更新的术语将自动变为可用。 例如，如果您将多个术语合并为一个术语，则用这些术语标记的内容将自动更新以反映此更改。 您可以为单个术语指定多个 (或) 标签。 如果您的网站是多语言的，还可以为各个术语指定多语言标签。

管理元数据

有效地管理元数据需要仔细的思考和规划。 考虑要管理列表和库内容的信息类型，并考虑信息在组织中使用的方式。 您可以为大量不同信息创建元数据术语的术语集。

例如，文档可能只有一个内容类型。 每个文档都可以具有标识其许多相关事实的元数据，例如：

• 文档用途 - 它是销售建议吗？ 工程规范？ 人力资源过程

• 文档作者和更改者的姓名

• 创建日期、批准日期、最近修改日期

• 负责文档的任何预算含义的部门

• 受众

以下是管理元数据所涉及的一些重要活动：

• 规划和配置

• 管理术语、术语集和组

• 指定元数据的属性

规划和配置托管元数据

组织可能希望在开始使用托管元数据之前执行周密的规划。 必须执行的计划量取决于分类的正式程度。 它还取决于你希望对元数据施加多少控制。

如果希望用户帮助开发分类，则只需让用户向项目添加关键字，然后根据需要将其组织到术语集。

如果您的组织想要使用托管术语集来实现正式分类，则让关键利益干系人参与规划和开发非常重要。 在组织中的关键利益干系人同意所需术语集后，您可以使用术语库管理工具导入或创建术语集。 若要了解如何访问该工具，请参阅打开 术语库管理工具

管理术语、术语集和组

术语库管理工具提供了可用于执行大多数任务的树控件。 此工具的用户角色决定了可以执行的任务。 若要在术语库管理工具中处理全局术语，您必须是 Microsoft 365 中的全局管理员或 SharePoint 管理员，或 SharePoint 中的术语库管理员。 若要处理网站的术语，您可以是术语集的指定组管理者或参与者。

有关详细信息，请参阅创建 和管理组和术语集。

若要对层次结构中的项目采取操作，请按照以下步骤操作。

1. 指向要更改的 Managed Metadata Service 应用程序、组、术语集或术语的名称，然后单击出现的箭头。

2. 从菜单中选择您需要的操作。

例如，如果您是术语库管理员或组管理员，您可以在组中创建、导入或删除术语集。 术语集参与者可以创建新的术语集。

术语和术语集的属性

在层次结构的每个级别，您可以使用术语库管理工具中的属性窗格为组、术语集或术语配置特定属性。 例如，如果要配置术语集，可以在"常规"选项卡的窗格中指定"名称、说明、所有者、联系人和利益干系人 "等 信息。还可以指定是向用户的新提交打开还是关闭术语集。 或者，可以选择" 预期使用 "选项卡，并指定术语集是否可用于标记或网站导航。